株式会社ADKアーツ

エンドポイントのバックアップにinSyncを採用PC交換も容易に

「Druva inSyncは管理コンソールから誰がどのデバイスにどんなデータを保持しているか検索や確認ができ、個人情報不正保持や不適切な会計処理があった場合の追跡といったコンプライアンス対策の面でも活用できます。さまざまな外部脅威対策を導入していますが、inSyncがあれば監査案件対応時の追跡や抑止効果が期待できます。」

株式会社ADKアーツ コーポレート本部 ソリューション推進部
部長 大海 晃彦 氏

ユーザーデータ保護の課題

ADK アーツでは情報セキュリティマネジメントシステム (ISMS) の要求事項である社員パソコン内部のローカルデータ保護をどう実装するかについて長年悩んでいました。

広告コンテンツ制作やイベントプロモーションのため国内外のクライアント、ロケ先、編集スタジオ、イベント会場などに外出する社員が多い中、社員間でのデータ共有は社内のファイルサーバーを用いて行っていました。しかし社外からはデータにアクセスできず、サーバーにファイルをアップロードするのは社員が手動で行う必要があったため、あまり利用されていませんでした。

「データがパソコンにしかないと、そのパソコンが壊れた時、業務に大きく支障をきたしてしまいます。以前、パソコンのSSDが故障したことがありましたが、ハードディスクドライブと異なり修理に出してもデータが復旧されないケースがありました。復旧できたとしても1週間以上の日数と数十万円のコストがかかり、さらにその期間業務が中断するリスクもあります。」

社員の出張が多いことから、デバイスの盗難や紛失のリスクもあります。データの暗号化やリモートワイプなどの情報流出対策は行っていましたが、データ喪失時の復旧やどのようなデータが保存されていたかの可視化にも課題がありました。

これら課題解決のため、ADKアーツは2016年までに社員間のデータコラボレーションツールとしてBoxの全社展開が行われ、社員は外出先からでも共有データにアクセスできるようになりました。

BoxへアップロードすることでPCデータ保護の課題にも対処できると期待していました。Boxのごみ箱を完全に削除できる権限を制限することで、Boxにアップロードされたデータが誤って削除されたとしても完全に削除されることはありません。

しかし回線速度の問題やユーザー操作の必要性のため、すべてのファイルをリアルタイムにBoxにアップロードすることはできません。特に制作部門が利用するAdobe IllustratorやPhotoshopなどのデータは容量の大きいコンテンツや大量の派生ファイルが生成されます。

Box Syncのような自動同期サービスも検討しましたが、クラウドに同期するのと同じ容量のストレージがパソコン上で必要となり、現実的ではありませんでした。

inSyncの選定と評価の過程

Boxはファイル共有などコラボレーション目的で使用し、データ保護は別のソリューションを検討することにしました。
海外ベンダーの他のエンドポイントバックアップ製品も検討しましたが、管理コンソールやクライアントソフトの使い勝手が悪く、日本でのサポート対応に不安がありました。

「Druva inSyncは管理コンソールから誰がどのデバイスにどんなデータを保持しているか検索や確認ができ、個人情報不正保持や不適切な会計処理があった場合の追跡といったコンプライアンス対策の面でも活用できます。さまざまな外部脅威対策を導入していますが、inSyncがあれば監査案件対応時の追跡や抑止効果が期待できます。」

inSyncの導入過程

社員パソコンへのinSyncクライアントの配布およびインストールは既存のモバイルデバイス管理ソリューションを使用してリモートから一括で行いました。デバイス有効化の認証はシングルサインオン (SSO) サービスを利用できるため、管理者によるユーザー情報入力やパスワード通知など一切不要です。

「バックアップ開始までにユーザーが行う操作は、あらかじめインストールされたクライアントソフトを起動し、いつも使っているSSOポータルで inSyncを選択してログインするだけです。」

メールでinSyncによるPCバックアップサービス開始を全社員に通知したところ、2日間で約半数のユーザーが有効化を行いバックアップを開始しました。

「今まで導入したどの社内サービスよりも普及が速かったです。メールでサービス有効化方法を簡単に案内しただけでしたが技術的な問い合わせはなく、ほとんど教育コストはかかりませんでした。」

inSyncはユーザー操作不要で自動バックアップが行われるため、外付けハードディスクなどへ能動的にバックアップを行う必要がなくなりました。

「ユーザーはいつでもセルフサービスでの復元が可能です。デバイス内のデータが常に保護されるようになり、安心感が高まったという意見をよく聞きます。」

inSyncの導入効果

inSyncを導入して大きく変わったのは「生産性」でした。いままで手間がかかり不安に感じていた作業を短時間で効率的に行えるようになりました。

「私たちの業務は制作データなしでは行えません。パソコンの不具合や交換のたび、全く作業ができず何の利益も生まない時間が生じていました。パソコンの調子が悪い場合でも交換となると非常に手間がかかるため、ユーザーは積極的に交換に来ませんでした。そのようなユーザーは国内外への出張時に不安を抱えていたようです。」

従来の運用ではデータ移行などで交換に丸2日を要し、データ損失も起きていました。inSyncであればデバイス上のデータは継続的にバックアップされており、交換が必要であれば inSyncクライアントがインストールされた新しいデバイスをユーザーに渡せば、あとは自動でinSyncからデータ復元が行われます。

イベントで海外に長期滞在する社員のパソコンに不具合が生じたとしても、代替パソコンを用意すればいつでもどこでもクラウドからデータをすぐに復元することができます。

inSyncの導入効果

今後の展望

現在、Windows7からWindows10への移行プロジェクトが進行中です。

「従来のPC移行作業ではデータ移行に関するユーザーからの問い合わせが多くなるため、専任の担当者が数か月間にわたって必要でした。inSync 導入によりデータ移行がセルフサービスで行えるようになり、移行に必要な時間が削減され、IT人員を別プロジェクトにも割くことができそうです。」

また、どのユーザーデータがどのデバイスやクラウドに存在するかという可視化が行えるようになり、コンプライアンス面における管理と改善が期待できると考えています。

【Druva inSyncについて詳しく】